12. Perpanjangan Visa Jepang di Sendai

Keberadaan kita semua di Sendai ini tentu telah melalui persetujuan dari pemerintah Jepang berbentuk Visa yang tertempel di paspor masing-masing dan Residence Card (在留カード, Zairyuu Kaado) yang didapat setelah tiba di Jepang. Nah, izin tinggal berupa Residence Card kita ini memiliki masa berlaku tertentu yang tertera di kartu masing-masing, di kolom “PERIOD OF STAY (DATE OF EXPIRATION)” yang artinya kita tidak punya izin legal lagi untuk tinggal di Jepang saat tanggal yang tertera di sana terlewati. Lantas, bagaimana bila keperluan kita di Sendai belum selesai, sementara Residence Card kita sudah akan kedaluwarsa? Solusinya adalah dengan mengajukan perpanjangan visa atau perpanjangan izin tinggal di Kantor Biro Imigrasi Sendai.

Lalu, bagaimanakah prosedurnya? Prosedur lengkap bisa dilihat di laman web Agen Layanan Imigrasi Jepang yang dikelola oleh Ministry of Justice Japan (法務省 , Houmushou) yang bisa diakses di sini. Berikut penjelasan singkat dalam bahasa Indonesia:

Perpanjangan visa bisa dilakukan selama 3 bulan terakhir masa berlaku Residence Card kita, dengan proses yang memakan waktu sekitar 2 minggu hingga 3 bulan. Jadi, lebih awal memperpanjang visa lebih baik. Usahakan segera mulai proses perpanjangan visa ketika masuk 3 bulan terakhir ini, atau ada kemungkinan kita menjadi warga ilegal di Jepang, yang berpotensi menimbulkan masalah-masalah yang lebih besar.

Kemudian, cara memperpanjang visa adalah dengan mengajukan beberapa dokumen ke Kantor Biro Imigrasi Sendai. Sebaiknya dokumen-dokumen ini dibawa sendiri, tidak diwakilkan, karena butuh prosedur khusus bila diwakilkan orang lain. Dokumen-dokumen yang harus dilengkapi dan dikumpulkan adalah sebagai berikut:

  1. Application Form, untuk pelajar bisa diunduh disini, untuk selain pelajar informasi terdapat pada Catatan Tambahan*. Setelah melengkapi formulir tersebut (tanpa bagian yang “This sheet is not required to submit.“), perhatikan header masing-masing halaman (pojok kiri atas halaman), karena ada beberapa perlakuan khusus untuk header yang berbeda:
    • Untuk halaman-halaman yang tertulis di header-nya “For applicant“, berarti cukup diisi sendiri saja.
    • Untuk halaman-halaman yang header-nya “For organization“, berarti halaman-halaman tersebut perlu di-acc oleh kantor fakultas masing-masing, cobalah datangi kantor fakultas masing-masing untuk mendapatkan acc. Prosedur untuk mendapatkan acc fakultas ini berbeda-beda untuk setiap fakultas dan memakan waktu yang berbeda juga.
    • Kemudian, untuk halaman-halaman yang header-nya “For supporter“, berarti halaman tersebut perlu acc dari orang yang men-support keberadaannya di Jepang, misal: suami (yang mahasiswa).
  1. Pasfoto berwarna terbaru (3cm x 4cm) 1 lembar, dengan ketentuan foto sama seperti ketentuan foto untuk paspor. Foto ini untuk ditempel di Application Form.
  2. Paspor dan Residence Card.
  3. Jika perpanjangan visa dilakukan dengan berganti status kependudukan (misal. dari mahasiswa S1 lanjut ke pendidikan S2, atau lanjut kerja) maka dokumen tambahan berupa surat penerimaan* (Letter of Acceptance) akan diperlukan untuk verifikasi.

Setelah melengkapi dokumen-dokumen diatas, bawalah dokumen tersebut ke Kantor Biro Imigrasi Sendai untuk didaftarkan. Di sana kita akan diminta mengisi alamat untuk pengiriman notifikasi. Semua dokumen akan diambil oleh Kantor Biro Imigrasi Sendai, kecuali Paspor dan Residence Card, yang hanya akan difotokopi. Dan selanjutnya kita dipersilakan untuk pulang, dan kembali datang ke Kantor Biro Imigrasi Sendai setelah notifikasi telah dikirimkan.

Ketika notifikasi datang, berarti Residence Card bari kita sudah jadi. Untuk mengambilnya, kita perlu datang ke Kantor Biro Imigrasi Sendai lagi dengan membawa materai senilai 4,000 yen (収入印紙, Shuunyuu Inshi) yang hanya bisa dibeli di kantor pos.

Selamat memperpanjang izin tinggal!

Diperbarui Juli 2019.

*Catatan Tambahan:

Untuk selain pelajar (akademisi atau membawa anggota keluarga), jenis-jenis formulir berbeda dapat diakses di sini dan untuk tabel yang berisi detil dokumen persyaratan tambahan dapat diakses di sini. Karena formulir dapat berubah-ubah sewaktu-waktu, maka disarankan menggunakan formulir yang tersedia dalam laman web utama.